Automatische Arbeitszeit- und Absenz-Erfassung
Beschreibung
Abschnitt betitelt „Beschreibung“Die automatische Zeit- und Absenz-Erfassung ermöglicht es Mitarbeitenden, wiederkehrende Arbeitszeiten und Abwesenheiten durch ein Wochentemplate zu hinterlegen. Das System überprüft das Template automatisch jede Nacht und trägt die vorkonfigurierten Einträge für den aktuellen Tag ein, sofern die notwendigen Bedingungen erfüllt sind.
Diese Funktion reduziert den manuellen Erfassungsaufwand erheblich und eignet sich besonders für Mitarbeitende mit regelmässigen Arbeitsmustern.
Voraussetzungen
Abschnitt betitelt „Voraussetzungen“Damit die automatische Zeiterfassung aktiviert und verwendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Aktivierung durch Mitarbeiterkreis
Abschnitt betitelt „Aktivierung durch Mitarbeiterkreis“Die automatische Zeiterfassung muss im zugewiesenen Mitarbeiterkreis nicht als verboten gekennzeichnet sein. Nur wenn dies erlaubt ist, kann die Funktion in den persönlichen Einstellungen aktiviert werden.
Aktivierung in den Benutzereinstellungen
Abschnitt betitelt „Aktivierung in den Benutzereinstellungen“Die Funktion muss in den Benutzereinstellungen durch den/die Mitarbeiter:in selbst aktiviert werden. Dies geschieht unter dem Menüpunkt für automatische Arbeitszeiterfassung.
Arbeitsprofil
Abschnitt betitelt „Arbeitsprofil“Der/die Mitarbeiter:in muss ein kompatibles Arbeitsprofil haben. Spezielle Arbeitsprofile, die nicht mit der automatischen Erfassung kompatibel sind, verhindern die Nutzung.
Wochentemplate einrichten
Abschnitt betitelt „Wochentemplate einrichten“Das Wochentemplate definiert, welche Arbeitszeiten oder Abwesenheiten an welchen Wochentagen automatisch erfasst werden sollen.
Einträge erstellen
Abschnitt betitelt „Einträge erstellen“Für jeden Wochentag können beliebig viele Einträge hinterlegt werden. Jeder Eintrag enthält:
Wochentag
Abschnitt betitelt „Wochentag“An welchem Wochentag (Montag bis Sonntag) der Eintrag automatisch erfasst werden soll.
Nur an Tagen mit Sollstunden erfassen
Abschnitt betitelt „Nur an Tagen mit Sollstunden erfassen“Mit dieser Option kann festgelegt werden, dass der Eintrag nur an Tagen erstellt wird, an denen Sollstunden für den/die Mitarbeiter:in hinterlegt sind.
- Aktiviert: Eintrag wird nur an Arbeitstagen mit Sollstunden erstellt (z.B. nicht an Feiertagen oder freien Tagen)
- Deaktiviert: Eintrag wird an jedem entsprechenden Wochentag erstellt, unabhängig von Sollstunden
Diese Option ist standardmässig aktiviert und empfiehlt sich für die meisten Anwendungsfälle.
An-/Abwesenheitsart
Abschnitt betitelt „An-/Abwesenheitsart“Die An- oder Abwesenheitsart beschreibt, ob es sich um eine Arbeitszeit oder eine Abwesenheit handelt.
Zeitklasse
Abschnitt betitelt „Zeitklasse“Die Zeitklasse definiert, zu welcher Kategorie die Zeit gehört. Sofern für den/die Mitarbeiter:in vorhanden, ist immer die Auto-Zeitklasse ausgewählt.
Zeit-Angaben
Abschnitt betitelt „Zeit-Angaben“Je nach ausgewählter An-/Abwesenheitsart sind unterschiedliche Eingaben erforderlich:
- Bei Arbeitszeiten: Eingabe von Start und Ende im Format HH:MM
- Bei Abwesenheiten: Eingabe der Dauer in Stunden und Minuten
Kommentar
Abschnitt betitelt „Kommentar“Ein optionaler Kommentar kann hinterlegt werden, der bei der automatischen Erfassung mit übernommen wird.
Einträge bearbeiten
Abschnitt betitelt „Einträge bearbeiten“Bestehende Template-Einträge können jederzeit bearbeitet werden. Änderungen am Wochentemplate wirken sich nur auf zukünftige automatische Erfassungen aus. Bereits erstellte Einträge werden nicht nachträglich angepasst.
Einträge löschen
Abschnitt betitelt „Einträge löschen“Template-Einträge können jederzeit gelöscht werden, um die automatische Erfassung für bestimmte Wochentage zu deaktivieren.
Temporäre Deaktivierung
Abschnitt betitelt „Temporäre Deaktivierung“Um die automatische Zeiterfassung vorübergehend zu deaktivieren (z.B. während Ferien), kann die Funktion in den Benutzereinstellungen ausgeschaltet werden. Das Wochentemplate bleibt dabei erhalten und kann später wieder aktiviert werden.
Automatische Erfassung
Abschnitt betitelt „Automatische Erfassung“Zeitpunkt der Erfassung
Abschnitt betitelt „Zeitpunkt der Erfassung“Die automatische Erfassung wird jede Nacht durch einen automatisierten Prozess ausgeführt. Das System prüft dabei alle aktiven Wochentemplates und erstellt die entsprechenden Einträge für den aktuellen Tag.
Bedingungen für die Erfassung
Abschnitt betitelt „Bedingungen für die Erfassung“Ein Eintrag aus dem Wochentemplate wird nur dann automatisch erstellt, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Keine bestehenden Einträge: Für den aktuellen Tag dürfen weder Arbeitszeiten noch Abwesenheiten bereits erfasst sein.
- Nicht abgegeben: Die Arbeitszeiten für die aktuelle Periode dürfen noch nicht abgegeben sein.
- Automatische Zeiterfassung aktiv: Die Funktion muss in den Benutzereinstellungen aktiviert sein.
- Sollstunden vorhanden: Falls die Option “Nur an Tagen mit Sollstunden erfassen” aktiviert ist, müssen für den Tag Sollstunden > 0 hinterlegt sein.
- Gültige Benutzerdaten: Der/die Mitarbeiter:in muss für den aktuellen Tag gültige Stammdaten haben.
Sind alle Bedingungen erfüllt, wird der Eintrag automatisch erstellt, als wäre er manuell erfasst worden. Bei der Erstellung greifen dann die regulären Validierungen für Arbeitszeiten bzw. Abwesenheiten.
Manuelle Anpassungen
Abschnitt betitelt „Manuelle Anpassungen“Änderungen an automatisch erfassten Einträgen
Abschnitt betitelt „Änderungen an automatisch erfassten Einträgen“Automatisch erfasste Einträge verhalten sich wie manuell erfasste Einträge und können nachträglich:
- Bearbeitet werden
- Gelöscht werden
- Durch andere Einträge ersetzt werden
Es gibt keine Kennzeichnung, die automatisch erfasste von manuell erfassten Einträgen unterscheidet.
Überschreibung durch manuelle Erfassung
Abschnitt betitelt „Überschreibung durch manuelle Erfassung“Wenn für einen Tag bereits ein Eintrag vorhanden ist (egal ob manuell oder automatisch erstellt), wird die automatische Erfassung für diesen Tag übersprungen. Dies ermöglicht es, bei Bedarf vom Wochentemplate abweichende Zeiten zu erfassen, ohne das Template ändern zu müssen.