Import der User

Interface Client

• api: user
• variant: standard_mit_truncate (Userdaten werden überschrieben)

Daten für den User-Import

Stellt einen chronapp-User dar, für den dann Daten erfasst werden können (Rollen, Profile, Zeit-Einträge, …). Ein User wird eindeutig durch die externe ID identifiziert. Wechselt der Wert dieses Feldes, wird ein neuer User erstellt.

Feld	Datentyp	Nicht NULL	Bemerkung
usr_external_id	VARCHAR(32)	✓	Externe ID: identifiziert den User
usr_external_id2	VARCHAR(32)		Zweite externe ID: Zusätzliche Identifikation, rein informativ
org_external_id	VARCHAR(32)		Organisation
cc_external_id	VARCHAR(12)		Kostenstelle
loc_external_id	VARCHAR(16)		Standort
coco_external_id	VARCHAR(8)		Externe ID des Company Codes Entlastungskostenstelle des Users
personnel_number	VARCHAR(32)		Personalnummer
lastname	VARCHAR(50)	✓	Nachname
firstname	VARCHAR(100)		Vorname
employee_group	VARCHAR(10)		Mitarbeiter-Kreis
employee_subgroup	VARCHAR(10)		Mitarbeiter-Gruppe
valid_from	DATE		Gültigkeits-Zeitraum
valid_to	DATE		Gültigkeits-Zeitraum
employment_level	NUMERIC(5,2)		Beschäftigungs-Grad
gid	VARCHAR(32)		GID: Globale Identität
email	VARCHAR(255)		E-Mail Addresse
hr_responsible	VARCHAR(100)		HR-Vorgesetzte:r
function_level	VARCHAR(3)		Funktionsstufe
manager_external_id	VARCHAR(32)		Direkte:r Vorgesetzte:r
timeadmin_external_id	VARCHAR(32)		Direkte:r Time Admin

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Ablauf im Überblick

Es werden neue Benutzer angelegt, bestehende Benutzer aktualisiert, Stammdaten wie Organisationen, Kostenstellen, direkte Vorgesetzte und direkte Time-Admins neu aufgebaut, automatische Rollen und Berechtigungen aktualisiert sowie Standard-Einstellungen und Benachrichtigungen für Benutzer gesetzt.

Anlegen und Aktualisieren von Benutzern

Neue Benutzer

Personen, zu denen noch kein Benutzerkonto existiert, werden beim Import als neue Benutzer angelegt. Die eindeutige Wiedererkennung erfolgt über die Externe ID, die einen Benutzer eindeutig identifiziert. Optional kann eine Zweite externe ID als zusätzliche, rein informative Kennung mitgegeben werden.

Für neue Benutzer werden grundlegende Eigenschaften aus der Importdatei übernommen. Dazu gehören insbesondere Nachname (Pflichtfeld) und optional weitere Angaben wie Vorname, Personalnummer, GID, E-Mail Adresse und HR-Vorgesetzte:r.

Bestehende Benutzer

Für bereits vorhandene Benutzer prüft der Import (neu ab Version 7.0.0), ob sich folgende Stammdatenwerte im Vergleich zur vorhandenen Datenbasis geändert haben:

• Personalnummer
• Zweite externe ID

Systembenutzer

Systembenutzer, beispielsweise technische Accounts, werden vor der eigentlichen Bereinigung gesichert. Diese Benutzer werden intern zwischengespeichert, damit sie in den nachfolgenden Schritten nicht verloren gehen, auch wenn sie in den gelieferten Daten nicht enthalten sind.

Stammdaten (Zuordnung des Users zu Organisationen, Kostenstellen usw.)

Gültigkeitszeiträume der Daten

Die zeitliche Gültigkeit der gelieferten Stammdaten wird über den Gültigkeits-Zeitraum mit von und bis abgebildet. Diese Angaben bestimmen, ab wann und bis wann ein bestimmter Datensatz gültig ist, zum Beispiel eine Zuordnung zu einer Organisation oder Kostenstelle.

Löschen und Wiederaufbauen der Stammdaten

Die Stammdaten werden gelöscht und anhand der gesendeten Daten neu aufgebaut. Die gesamte Historie ist von diesem Prozess betroffen.

Direkte Zuordnung von Vorgesetzten und Time Admins

Beziehungen zu Vorgesetzten (Manager)

Die Beziehung zwischen einem Benutzer und dessen direkter Führungskraft wird über die Angabe Direkte:r Vorgesetzte:r gesteuert. Hier wird die Externe ID der vorgesetzten Person eingetragen.

Beim Import werden daraus automatische Zuordnungen aufgebaut, die festhalten, welche Person für welche Mitarbeitenden als direkte Führungskraft gilt. Alle automatisch erzeugten Zuordnungen werden bei jedem Importlauf gelöscht und neu berechnet.

Beziehungen zu Time Admins

Die Beziehung zwischen einem Benutzer und dessen direkten Time Admin wird über die Angabe Direkte:r Time Admin gesteuert. Hier wird die Externe ID der anderen Person eingetragen.

Beim Import werden daraus automatische Zuordnungen aufgebaut, die festhalten, welche Person für welche Mitarbeitenden als direkte:r Time Admin gilt. Alle automatisch erzeugten Zuordnungen werden bei jedem Importlauf gelöscht und neu berechnet.

Automatische Organisationseinheiten für direkte Zuordnungen

Die Angaben zu Direkte:r Vorgesetzte:r und Direkte:r Time Admin bilden die Grundlage für automatische Organisationen und Organisationseinheiten. Diese Strukturen dienen dazu, Verantwortungsbereiche abzubilden und daran Berechtigungen zu koppeln.

1. Zunächst ermittelt der Import alle bereits vorhandenen automatischen Organisationen, die aus früheren Importen entstanden sind. Diese werden verwendet, um im späteren Verlauf erkennen zu können, welche automatischen Organisationen weiterhin benötigt werden und welche nicht.
2. Für automatische Organisationen, zu denen es nach der Neuberechnung keine aktiven Zuordnungen mehr gibt, werden Bereinigungsmaßnahmen durchgeführt. Rollen-Zuordnungen zu diesen Organisationen werden zeitlich beendet, damit sie nicht mehr wirksam sind. Zugehörige Organisationseinheiten und Einträge im Organisationsbaum werden ebenfalls zeitlich begrenzt.
3. Entstehen durch die gelieferten Daten neue Zuordnungen, für die bisher keine automatische Organisation existiert, legt der Import neue Organisationen an. Zu jeder dieser Organisationen wird dann eine Organisationseinheit angelegt, deren Bezeichnung sich aus der Rolle und der E-Mail Adresse der verantwortlichen Person zusammensetzt.
4. Die Gültigkeitszeiträume der Organisationseinheiten orientieren sich an den zugrundeliegenden Zuordnungen. Wenn sich die Zeiträume ändern, werden die Gültigkeiten entsprechend nachgezogen, damit die Organisationseinheiten während des gesamten relevanten Zeitraums aktiv bleiben.
5. Für die Einträge im Organisationsbaum gilt dasselbe.

Automatische Vergabe von Rollen

Rollen für die automatisch erstellten Organisationen werden, ebenfalls automatisch, an Direkte Vorgesetzte und Direkte Time Admins vergeben.

1. Eine neue Rolle wird nur dann eingerichtet, wenn es noch keine passende gibt. Gültigkeitszeiträume der Rollen werden an den Gültigkeitszeiträumen der zugrunde liegenden Zuordnungen ausgerichtet.
2. Verändern sich die zeitlichen Angaben, etwa im Gültigkeits-Zeitraum oder in den daraus abgeleiteten Zuordnungen, passt der Import die Gültigkeitszeiträume bereits bestehender Rollen entsprechend an.
3. Wenn für eine:n Benutzer:in keine entsprechende Beziehung über Direkte:r Vorgesetzte:r oder Direkte:r Time Admin mehr besteht, werden vorhandene Rollen zeitlich befristet.

Benutzereinstellungen und Benachrichtigungen

Standard-Einstellungen

Für alle Benutzer, zu denen Stammdaten vorhanden sind, legt der Import Standard-Einstellungen an, sofern noch keine individuellen Einstellungen existieren. Dazu gehört z.Bsp. ein Standard-Präsenz- oder Abwesenheitstyp. Bereits vorhandene Einstellungen werden nicht verändert.

Steuerung von Benachrichtigungen über Ereignisse

Das System speichert pro Benutzer, für welche Ereignisarten er Benachrichtigungen (via E-Mail) erhalten soll.

Beim Import wird für Benutzer mit gültigen Stammdaten geprüft, ob bereits Einträge für die vorgesehenen Ereignistypen existieren. Für folgende Ereignistypen:

• erstellte Abwesenheiten,
• geänderte Abwesenheiten,
• gelöschte Abwesenheiten,
• bestätigte Abwesenheiten,
• Rollen-Anfragen,
• abgelehnte Rollen,
• freigegebene Rollen,
• Erinnerungen zur Arbeitszeit,

wird jeweils ein Eintrag erzeugt, falls für den Benutzer noch keiner vorhanden ist. Der Import aktiviert damit initial alle vorgesehenen Benachrichtigungstypen für neue Benutzer und ergänzt bei bestehenden Benutzern nur fehlende Typen.