Ansprüche verwalten

In diesem Kapitel erfährst du, wie du Ansprüche auf Abwesenheits-Salden – zum Beispiel den Ferienanspruch – erfasst und pflegst. Was ein Anspruch fachlich bedeutet, ist unter Ansprüche beschrieben.

Wo Ansprüche verwaltet werden

Ort	Inhalt
Verwaltung → Ansprüche	Alle Ansprüche der gewählten Organisation. Hier lassen sich Ansprüche auch für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig erfassen.
Benutzerkonto → Ansprüche	Die Ansprüche einer einzelnen Mitarbeiter:in.
Benutzerprofil → Ansprüche	Die eigenen Ansprüche, nur zur Ansicht.

Alle Listen sind nach Kalenderjahr gefiltert. Angezeigt wird jeder Anspruch, dessen Zeitraum das oben gewählte Jahr berührt. Pro Anspruch siehst du die Abwesenheitsart, den Zeitraum, die aktuell gültige Menge und die Herkunft.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details. Über das Aktionsmenü am Zeilenende erreichst du zusätzlich die Informationen dazu, wer den Anspruch wann erstellt und zuletzt geändert hat.

Anspruch erfassen

Ansprüche erstellen anklicken.
In der Verwaltung die betroffenen Mitarbeitenden auswählen – über Alle und Keine auch gesammelt. Im Benutzerkonto ist die Mitarbeiter:in bereits gesetzt.
Abwesenheitsart wählen. Zur Auswahl stehen nur Arten, für die überhaupt ein Anspruch geführt wird.
Start und Ende des Anspruchs wählen. Beide werden als Abrechnungsperiode gewählt; der Anspruch beginnt mit der Startperiode und endet mit der Endperiode.
Menge in Stunden und Minuten erfassen.

Beim Speichern wird pro ausgewählter Mitarbeiter:in ein Anspruch angelegt.

Für ein neues Kalenderjahr wird ein neuer Anspruch erfasst. Bestehende Ansprüche verlängern sich nicht von selbst.

Anspruch ändern

Beim Bearbeiten lassen sich Menge und Zeitraum anpassen. Die Abwesenheitsart steht fest; soll sie sich ändern, wird der Anspruch gelöscht und neu erfasst.

Die neue Menge gilt ab der ersten offenen Periode

Beim Speichern wird der bisher gültige Eintrag auf die bereits verbuchten Perioden begrenzt; die neue Menge gilt ab der ersten Periode, die noch nicht verbucht ist, bis zum Ende des Anspruchs. Bereits abgeschlossene Salden bleiben damit unverändert. Es ist dieselbe Regel, nach der auch die Schnittstelle Änderungen aus dem Vorsystem übernimmt.

Beispiel: Die Perioden bis Ende Juni 2026 sind verbucht, die Menge wird von 200:00 auf 208:00 erhöht.

Gültig ab	Gültig bis	Menge
01.01.2026	30.06.2026	200:00
01.07.2026	31.12.2026	208:00

Das ist der richtige Weg, wenn die Änderung tatsächlich erst ab jetzt gilt – etwa nach einem Dienstjahr-Jubiläum oder einer Vertragsänderung.

Zwei Sonderfälle fallen nicht darunter:

Liegt der Anspruch vollständig hinter der letzten verbuchten Periode – mit dem bisherigen und mit dem neuen Beginn –, gibt es nichts festzuhalten. Die Änderung gilt direkt für den ganzen Anspruch.
Liegt er umgekehrt vollständig in bereits verbuchten Perioden, fehlt die offene Periode, ab der die neue Menge gelten könnte. Die Änderung wird abgewiesen.

Ändert sich nur der Zeitraum, entsteht kein neuer Eintrag: Der bestehende Verlauf wird lediglich auf die neuen Grenzen zugeschnitten.

Historisierung zurücksetzen

Ist ein Verlauf entstanden, den es nicht hätte geben sollen, löst du ihn über die Aktion Historisierung zurücksetzen im Aktionsmenü auf. Der Verlauf wird gelöscht und die aktuell gültige Menge gilt rückwirkend für den gesamten Zeitraum:

Gültig ab	Gültig bis	Menge
01.01.2026	31.12.2026	208:00

Weil damit bereits berechnete Salden rückwirkend ändern, wird vorher nachgefragt.

So korrigierst du auch einen Wert, der von Anfang an falsch war: zuerst die richtige Menge speichern, dann die dabei entstandene Historisierung zurücksetzen.

Zeitraum ändern

Start und Ende lassen sich verschieben, solange sich der Anspruch danach nicht mit einem anderen Anspruch derselben Mitarbeiter:in und Abwesenheitsart überschneidet.

Wird der Zeitraum verlängert, gilt die erste bzw. letzte Menge auch für den zusätzlichen Bereich.
Wird er verkürzt, werden die Mengen auf die neuen Grenzen zugeschnitten. Mengen, die vollständig ausserhalb liegen, entfallen.

Anspruch löschen

Ansprüche werden über das Aktionsmenü gelöscht. Vor dem Löschen wird geprüft, ob im betroffenen Zeitraum bereits Abwesenheiten erfasst wurden.

Prüfung bei bereits bezogenen Abwesenheiten

Beim Ändern und beim Löschen prüft chronapp, ob im betroffenen Zeitraum bereits Abwesenheiten dieser Abwesenheitsart erfasst wurden. Geprüft wird über den bisherigen und den neuen Zeitraum zusammen, damit auch Abwesenheiten auffallen, die durch eine Verkürzung ihre Deckung verlieren.

Situation	Verhalten
Überzug ist erlaubt	Die Änderung wird ausgeführt.
Saldo bleibt positiv	Die Änderung wird ausgeführt.
Saldo würde negativ, Überzug ist nicht erlaubt	Die Änderung wird abgewiesen, mit dem Datum, ab dem der Saldo negativ würde.

Ob ein Überzug erlaubt ist, entscheidet dieselbe Einstellung der Abwesenheitsart, die auch beim Erfassen einer Abwesenheit greift.

Wie der Zeitpunkt ermittelt wird

Das System prüft jede Periode des Anspruchs einzeln – auch bereits verbuchte:

Ausgangspunkt ist der von der Saldenberechnung ermittelte Saldo der Periode; darin wird lediglich die bisher gewährte Menge durch die geplante ersetzt. Übertrag, Korrekturen, Auszahlungen und ein Austritt sind damit bereits berücksichtigt.
Der Saldo zu Periodenbeginn ergibt sich daraus zuzüglich der in der Periode bezogenen Abwesenheiten. Diese werden anschliessend in ihrer zeitlichen Reihenfolge wieder abgezogen.
Für Perioden, für die noch kein Saldo berechnet wurde, wird ab der letzten berechneten Periode fortgeschrieben.

Gemeldet wird der erste Tag, an dem der Saldo unter null fällt – auch wenn er mitten in einer Periode liegt. Geprüft wird immer der Zustand nach der Änderung: Ein bereits bestehendes Minus verhindert die Änderung also so lange, bis die Änderung es behebt.

Reicht eine Abwesenheit über eine Periodengrenze hinaus, zählt in jeder Periode nur der Teil, der in sie fällt. Aufgeteilt wird nach Sollstunden – gleich wie es die Saldenberechnung tut.

Manuell erfasste und gelieferte Ansprüche

Ansprüche können in chronapp erfasst oder über eine Schnittstelle aus einem Vorsystem geliefert werden. In der Liste ist die Herkunft jedes Anspruchs markiert:

Manuell – in chronapp erfasst und dort auch änderbar. Die Schnittstelle lässt diese Ansprüche unangetastet.
Schnittstelle – aus dem Vorsystem geliefert und in chronapp nur lesbar. Die Details öffnen sich wie bei einem manuell erfassten Anspruch, samt Verlauf, aber ohne Eingabefelder und mit einem entsprechenden Hinweis. Anpassungen erfolgen im Vorsystem.

Berechtigungen

Ansehen: entitlement.read und die zugehörigen Varianten für die eigene Person, die Organisationseinheit, den Kostenstellen-Bereich und den Mandanten
Bearbeiten: entitlement.write und die entsprechenden Varianten
Abwesenheitsarten zur Auswahl: presenceabsencetype.read
Erstellt- und Geändert-Informationen: audit.read

Zusätzlich muss der jeweilige Menüpunkt für die Rolle freigeschaltet sein. Beim Erfassen und Ändern prüft chronapp die Schreibberechtigung ausserdem für jede betroffene Mitarbeiter:in einzeln.

Häufige Fragen

Warum fehlt eine Abwesenheitsart in der Auswahl? Für die Abwesenheitsart ist kein Anspruch vorgesehen. Das wird in den Stammdaten der Abwesenheitsart eingestellt.

Warum lässt sich ein Anspruch nicht bearbeiten? Er stammt aus einer Schnittstelle – erkennbar an der Herkunft in der Liste. Ansehen lässt er sich trotzdem.

Warum wird mein Beginn oder Ende abgewiesen? Ansprüche richten sich nach den Abrechnungsperioden: Der Beginn muss auf den Beginn einer Periode fallen, das Ende auf das Ende einer Periode. Grund ist die Saldenberechnung, die einen Anspruch nur für Perioden anrechnet, die er vollständig abdeckt.

Der Anspruch für das neue Jahr fehlt. Ansprüche werden nicht automatisch verlängert. Erfasse für das neue Jahr einen neuen Anspruch.